Cocon Gent Logo
33,3% 'sharing is caring' korting

Privacybeleid — Cocon

Laatst bijgewerkt: 7 september 2025

Dit privacybeleid beschrijft hoe Cocon (hierna: “wij”, “ons”, “Cocon”) persoonsgegevens verwerkt in het kader van de community voor zelfzorg in Gent. Lees dit document zorgvuldig door. Indien je vragen hebt over dit beleid of je privacyrechten, vind je onderaan de contactgegevens.

1. Wie is verantwoordelijk?

Verwerkingsverantwoordelijke:
Cocon
Adres: 
E-mail: 
Telefoon:

2. Voor welke doelen en op welke grondslagen verwerken we persoonsgegevens?

Wij verwerken persoonsgegevens voor de volgende doeleinden en rechtmatige grondslagen:

Lidmaatschap en communitybeheer

  • Gegevens: naam, e-mail, telefoonnummer, adres (indien nodig), gebruikersnaam, profielfoto, interesses, en andere door de gebruiker opgegeven informatie.
  • Doel: accountbeheer, toegang tot forums, evenementeninschrijvingen, moderatie.
  • Grondslag: uitvoering van overeenkomst / gerechtvaardigd belang (beheer van de community).

Communicatie en nieuwsbrieven

  • Gegevens: e-mail, naam.

  • Doel: verzenden van nieuwsbrieven, updates en informatie over activiteiten.

  • Grondslag: toestemming voor marketing/nieuwsbrief; of uitvoering van overeenkomst voor administratieve berichten.

Evenementen en inschrijvingen

  • Gegevens: naam, e-mail, telefoon, voedings- of allergie-informatie (indien relevant), betalingsgegevens voor betaalde events (gedeeltelijk).

  • Doel: registratie, facturatie en veiligheid tijdens evenementen.

  • Grondslag: uitvoering van overeenkomst / wettelijke verplichting (boekhouding).

Betalingen en administratie

    • Gegevens: bankgegevens of betalingsreferenties via beveiligde derde partijen.

    • Doel: verwerking van betalingen, facturatie en boekhouding.

    • Grondslag: uitvoering van overeenkomst en wettelijke verplichtingen.

Beelden en foto’s (events / openbare activiteiten)

    • Gegevens: foto- en videomateriaal waarop deelnemers zichtbaar kunnen zijn.

    • Doel: promotie, verslaggeving en archivering.

    • Grondslag: toestemming of gerechtvaardigd belang (bij publieke evenementen; we vragen bij voorkeur expliciet toestemming).

Beveiliging en fraudepreventie

    • Gegevens: IP-adres, inlogtijdstippen, foutmeldingen.

    • Doel: bescherming van accounts en systemen.

    • Grondslag: gerechtvaardigd belang.

Cookies en tracking

    • Gegevens: technische cookies, analytics-data.

    • Doel: websitefunctionaliteit, verbeteren van de site en statistieken.

    • Grondslag: functionele cookies (noodzakelijk) op grond van gerechtvaardigd belang; tracking/marketing cookies op basis van toestemming.

3. Welke persoonsgegevens verzamelen we?

Afhankelijk van je interactie met Cocon kunnen we de volgende categorieën verzamelen:

  • Identiteitsgegevens (naam, geboortedatum wanneer nodig).

  • Contactgegevens (e-mail, telefoon, postadres).

  • Accountgegevens (gebruikersnaam, wachtwoord-hash, profielinformatie).

  • Betalings-/facturatie-gegevens (via betaalprovider).

  • Communicatiegegevens (berichten in fora, e-mails).

  • Technische gegevens (IP-adres, browser, apparaat, cookies).

  • Gezondheidsgerelateerde of bijzondere categorieën (bijv. dieetinfo) alleen wanneer expliciet en vrijwillig gedeeld voor evenementorganisatie — we verwerken zulke gevoelige gegevens alleen met extra zorg en, waar nodig, expliciete toestemming.

4. Hoe verzamelen we gegevens?

  • Direct van jou (bij registratie, inschrijving voor evenementen, contactformulieren, e-mails).

  • Automatisch via onze website (cookies, analytics).

  • Van derden (bijvoorbeeld betalingsverwerkers of integraties zoals Google/Facebook als je via die services inlogt).

5. Delen we gegevens met derden?

Wij kunnen persoonsgegevens delen met:

  • Dienstverleners / verwerkers (hosting, e-mailservices, boekhoudsoftware, betalingsverwerkers). Zij verwerken enkel op onze instructie en hebben passende beveiligingsmaatregelen.

  • Wettelijke instanties wanneer dit wettelijk verplicht is (rechtbank, fiscus, politie).

  • Derden voor marketing alleen mits jouw expliciete toestemming.

We zullen persoonsgegevens niet verkopen.

6. Derde landen en transfers buiten de EU

Indien wij of onze verwerkers persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte overdragen, gebeurt dit alleen op basis van geldige waarborgen zoals EU-modelcontractbepalingen of een adequaatheidsbesluit. Wij vermelden in dat geval de betrokken landen en de genomen waarborgen op verzoek.

7. Cookies en vergelijkbare technologieën

Wij gebruiken cookies voor:

  • Essentiële functionaliteit van de site.

  • Analytische doeleinden (bv. Google Analytics).

  • Marketing en advertenties (alleen na jouw toestemming).

Bij je eerste bezoek wordt je gevraagd cookies te accepteren via onze cookie-banner. Je kunt cookie-instellingen later altijd aanpassen via [link naar cookie-instellingen / privacy dashboard].

8. Bewaartermijnen

Persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor ze werden verzameld, en binnen de limieten voorgeschreven door wetgeving:

  • Accounts: zolang het account actief is + [x] jaar na deactivering (bv. 2 jaar).

  • Facturatiegegevens: conform fiscale bewaarplicht (in België meestal 7 jaar).

  • Marketinggegevens: totdat je je afmeldt of intrekt.

  • Logbestanden: maximaal [6–12 maanden], tenzij noodzakelijk voor veiligheid.

Vervang [x] en termijnen door je organisatiebeleid.

9. Beveiligingsmaatregelen

We nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen, waaronder:

  • versleutelde verbindingen (HTTPS),

  • beperkte toegang tot systemen op basis van “need to know”,

  • back-ups en beveiligde opslag,

  • periodieke beveiligingscontroles en updates.

Hoewel we ons best doen om gegevens te beschermen, bestaat geen enkel systeem uitermate veilig; volledige beveiliging kan niet 100% worden gegarandeerd.

10. Rechten van betrokkenen

Als betrokkenen heb je onder andere de volgende rechten (uitgeoefend conform AVG/GDPR):

  • Recht op inzage in de verwerkte gegevens.

  • Recht op rectificatie (correctie).

  • Recht op gegevenswissing (“recht om vergeten te worden”) in bepaalde gevallen.

  • Recht op beperking van verwerking.

  • Recht van bezwaar tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang.

  • Recht op dataportabiliteit (waar van toepassing).

  • Recht om toestemming in te trekken (zonder dat dit de rechtmatigheid van eerdere verwerkingen aantast).

  • Recht om een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit (Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit — GBA / Autoriteit Persoonsgegevens).

Hoe u uw rechten uitoefent: stuur een schriftelijk verzoek naar [privacy@jouwdomein.be] of per post naar het adres hierboven. We reageren binnen één maand; bij complexe verzoeken kan deze termijn met twee maanden worden verlengd (zoals de AVG toestaat).

11. Verwerking van gegevens van minderjarigen

Onze community is primair gericht op volwassenen. Als wij merken dat we gegevens van een minderjarige (jonger dan 16 jaar — of de hogere of lagere leeftijd volgens lokale wetgeving) verwerken zonder geldige toestemming van de ouder of voogd, zullen we zo snel mogelijk maatregelen nemen om die gegevens te verwijderen of toestemming te verkrijgen.

12. Foto’s en toestemming voor publicatie

Bij evenementen kunnen foto’s of video’s gemaakt worden. We vragen deelnemers om toestemming te geven voor publicatie. Indien je bezwaar hebt tegen gebruik van beelden waarop je voorkomt, contacteer ons op …

13. Wijzigingen in dit privacybeleid

We houden dit beleid up-to-date. Wijzigingen worden gepubliceerd op deze pagina met een bijgewerkte datum en versienummer. Belangrijke wijzigingen zullen we tevens per e-mail aankondigen aan geregistreerde leden.

14. Contact & klachten

Voor vragen over dit privacybeleid of om je rechten uit te oefenen:
E-mail: 
Post: 
Telefoon:

Je hebt ook het recht om een klacht in te dienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit:
Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA) — België.

15. Praktische aanvullingen (aanpasbare voorbeelden)

  • Nieuwsbrief: “Wij sturen enkel e-mails over Cocon-activiteiten en -nieuws. Je kunt je op ieder moment afmelden via de link in de nieuwsbrief.”

  • Inloggen via sociale media: “Wanneer je inlogt via Google/Facebook, ontvangen wij jouw naam en e-mail van die provider.”

  • Fotoreleaseformulier: kort formulier om expliciete toestemming te verkrijgen voor publicatie.